Чек-лист подготовки к выставке: что сделать за 2 месяца, месяц и неделю

Выставка — это не три дня в павильоне, а проект на 2–3 месяца. Хорошая подготовка экономит бюджет (нет срочных доплат) и повышает количество целевых контактов. Используйте этот чек-лист как план.

За 2–3 месяца

• Определите цель: новые клиенты, дилеры, запуск продукта, узнаваемость. Сформулируйте измеримый результат — например, 50 квалифицированных контактов.
• Забронируйте площадь. Угловые и островные места разбирают первыми.
• Изучите правила выставки: высота конструкций, электричество, сроки заезда и монтажа.
• Определите бюджет и формат стенда — мобильный или застройка.

За 1–1,5 месяца

• Выберите конструкции: задняя стена, стойка, ролл-апы. Поможет статья «Стенд 3×3: как укомплектовать».
• Разработайте дизайн стенда в едином стиле: одно ключевое сообщение, логотип, контакты.
• Закажите раздаточные материалы: буклеты, визитки, промо-подарки, сумки с логотипом.
• Пригласите клиентов и партнёров: рассылка, соцсети, личные звонки.

За 2–3 недели

• Утвердите макеты и отдайте стенд в производство. Обычный срок изготовления мобильных стендов — несколько рабочих дней, но закладывайте запас на доставку.
• Назначьте команду стенда и распределите смены.
• Подготовьте скрипт общения и форму сбора контактов (планшет, анкета, QR-код).
• Закажите логистику: кто и как привезёт стенд, где его хранить во время выставки.

За неделю

• Получите стенд и сделайте пробную сборку в офисе — проверьте комплектность и печать.
• Соберите «тревожный чемоданчик»: удлинитель, скотч, ножницы, стяжки, салфетки, зарядки, запасные лампы.
• Подготовьте бейджи, форму или единый дресс-код команды.

Во время выставки

• Приходите на стенд за 30–40 минут до открытия.
• Не сидите за стойкой спиной к проходу и не ешьте на стенде.
• Фиксируйте каждый контакт с пометкой: что интересно, следующий шаг.
• Фотографируйте стенд и активности для соцсетей.

После выставки

• В течение 2–3 дней свяжитесь со всеми контактами — пока о вас помнят.
• Проверьте и правильно упакуйте стенд (см. как хранить стенды).
• Посчитайте результат: контакты, сделки, стоимость контакта.

Итог

Начните подготовку заранее — тогда и стенд, и печать, и доставка обойдутся без срочных наценок. РПК «Мобильная Реклама» изготовит весь комплект оборудования и печати и доставит в город проведения выставки.